Datenschutzinformation für Online-Veranstaltungen der Fraunhofer-Zukunftsstiftung

Diese Datenschutzinformation informiert Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, die wir im Zusammenhang mit der Teilnahme an Online-Veranstaltungen verarbeiten. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt unter Beachtung der geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen.

Personenbezogene Daten sind gemäß Art. 4 Nr. 1 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.

1. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen sowie des Datenschutzbeauftragten

Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist:

Fraunhofer-Zukunftsstiftung
Hansastraße 27 c
80686 München

E-Mail: stiftung@fraunhofer.de
Telefon: +49 89 1205-1082

und die

Fraunhofer-Gesellschaft
zur Förderung der angewandten Forschung e.V.
Hansastraße 27 c
80686 München

E-Mail: info@zv.fraunhofer.de
Telefon: +49 89 1205-0

Der Datenschutzbeauftragte von Fraunhofer ist unter der oben genannten Anschrift in München, zu Händen Datenschutzbeauftragter, bzw. unter datenschutz@zv.fraunhofer.de erreichbar.

2. Verarbeitung personenbezogener Daten und Zwecke der Verarbeitung

a) Veranstaltungsanmeldung

Im Rahmen der Anmeldung zu einer Veranstaltung erheben wir folgende Pflichtangaben:

• Name, Vorname
• E-Mail-Adresse

Die Verarbeitung erfolgt zur:

• Identifikation der Teilnehmenden
• Plausibilitätsprüfung der Daten
• Reservierung des Teilnahmeplatzes
• Durchführung des Vertragsverhältnisses

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO

Freiwillige Angaben (z. B. Institution/Firma) dienen der zielgruppengerechten Planung und Durchführung der Veranstaltung.

Ihre E-Mail-Adresse verwenden wir nur für Hinweise auf ähnliche Veranstaltungen, sofern:

• Sie eingewilligt haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), oder
• wir ein berechtigtes Interesse daran haben (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) und Sie nicht widersprochen haben

Speicherdauer:

• Kostenpflichtige Veranstaltungen: 3 Jahre (gesetzliche Verjährungsfristen)
• Kostenlose Veranstaltungen: max. 9 Monate
• Längere Speicherung nur bei gesetzlichen Pflichten oder Einwilligung

b) Teilnahme an einer Online-Veranstaltung

Bei Online-Veranstaltungen werden zusätzlich folgende Daten verarbeitet:

• Zugangsdaten (z. B. Einwahllink)
• Inhaltsdaten (Chatbeiträge, Abstimmungen, geteilte Dateien)
• Profildaten (z. B. Name, Profilbild)
• Einwahldaten (Zeitpunkt der Teilnahme)
• Support- und Feedbackdaten
• Telemetriedaten (z. B. Verbindungsqualität)

Zweck:

• Durchführung der Veranstaltung
• Sicherstellung eines stabilen und sicheren Betriebs

Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an stabiler IT)

Speicherdauer: max. 90 Tage, sofern keine längere Speicherung erforderlich ist.

Eine Aufzeichnung erfolgt nur mit Ihrer vorherigen Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Sichtbar für andere Teilnehmende:

• Name
• Profilbild
• Chatbeiträge

Einsatz von Microsoft Teams

Erfolgt die Online-Veranstaltung mittels des Dienstes „Microsoft Teams“ gilt ergänzend: 

Technischer Dienstleister ist die Microsoft Ireland Operations Ltd. in Dublin/Irland (Microsoft), die für uns als Auftragsverarbeiter tätig ist. Die Datenspeicherung erfolgt in der Microsoft Cloud, und zwar in Rechenzentren in der Geographie Europa. Es ist nicht beabsichtigt, personenbezogene Daten aus Gründen des Betriebs von Microsoft Teams in ein Drittland zu übermitteln. Sollten Sie sich aus einem Drittland einwählen, findet die von uns veranlasste Verarbeitung auch in diesem Fall über europäische Rechenzentren statt.

Microsoft erfasst bei der Bereitstellung des Dienstes bestimmte Diagnose- und Dienstdaten und nutzt diese eigenverantwortlich für eigene Zwecke. Soweit Microsoft personenbezogene Daten im Zusammenhang mit seinen eigenen legitimen Geschäftsvorgängen verarbeitet, ist Microsoft unabhängiger Verantwortlicher im Sinne der DSGVO für diese Verarbeitungen. Einzelheiten zur Verarbeitung durch Microsoft finden Sie unter https://docs.microsoft.com/de-de/microsoftteams/teams-privacy.  

Sie können an einer Online-Veranstaltung basierend auf Microsoft Teams auch ohne eigenes Microsoft-Nutzungskonto teilnehmen. Wenn Sie für die Teilnahme ein eigenes Microsoft-Nutzungskonto verwenden, können ergänzend Daten gemäß den Bestimmungen Ihres Microsoft-Nutzungskonto verarbeitet werden.

3. Weitergabe von Daten an Dritte

Eine Übermittlung Ihrer persönlichen Daten an Dritte zu anderen als den im Folgenden aufgeführten Zwecken findet nicht statt.

a) Zur Vertragsabwicklung

Soweit dies gesetzlich zulässig und nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO für die Abwicklung von Vertragsverhältnissen mit Ihnen erforderlich ist, werden Ihre personenbezogenen Daten an Dritte weitergegeben. Hierzu gehört insbesondere die Weitergabe an Veranstaltungspartner zum Zwecke der Planung und Durchführung der Veranstaltung. Die weitergegebenen Daten dürfen von dem Dritten ausschließlich zu den genannten Zwecken verwendet werden.

b) Zu weiteren Zwecken

Darüber hinaus geben wir Ihre persönlichen Daten nur an Dritte weiter, wenn:

• Sie gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO Ihre ausdrückliche Einwilligung dazu erteilt haben oder 
• für den Fall, dass für die Weitergabe nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO eine gesetzliche Verpflichtung besteht.

c) Weitergabe innerhalb der Fraunhofer-Organisation

Soweit dies für die Planung, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen erforderlich ist, können die von der Fraunhofer-Zukunftsstiftung erhobenen personenbezogenen Daten an die Fraunhofer-Gesellschaft sowie deren Institute und Einrichtungen weitergegeben werden.

Die Weitergabe erfolgt ausschließlich zu internen administrativen Zwecken, zur Organisation und Durchführung von Veranstaltungen sowie zur Wahrnehmung gemeinsamer Aufgaben innerhalb der Fraunhofer-Organisation.

Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder eines Vertrags erforderlich ist, sowie Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse liegt in der effizienten Organisation und Durchführung von Veranstaltungen innerhalb der Fraunhofer-Organisation.

Die empfangenden Stellen verarbeiten die Daten ausschließlich im Rahmen der geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen und nur für die genannten Zwecke.

4. Betroffenenrechte

Sie haben das Recht:

• gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber uns zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen;
• gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen;
• gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;
• gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;
• gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen, wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben;
• gemäß Art. 20 DSGVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen und
• gemäß Art. 77 DSGVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder unseres Vereinssitzes wenden.

5. Widerspruchsrecht

Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben oder sich der Widerspruch gegen Direktwerbung richtet. Im letzteren Fall haben Sie ein generelles Widerspruchsrecht, das ohne Angabe einer besonderen Situation von uns umgesetzt wird.

Möchten Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an datenschutzkoordination@zv.fraunhofer.de .